VD-direktiv om visslarfunktion

Har du sett något på arbetet som oroar dig? Har du tagit upp problemet med din chef eller HR? Om du känner dig besvärad av att anmäla frågan direkt kan du kontakta Samhalls visslarfunktion
och berätta om ditt problem. Du kan kontakta funktionen via webben eller telefon. Det är gratis, lätt att använda och helt konfidentiellt.

1. Syfte

Visslarfunktionen ska snabbt hantera anmälningar om allvarliga oegentligheter och missförhållanden inom Samhall AB. Syftet är att snabbt få reda på misstankar, ha en öppen och säker intern kanal för dem som misstänker missförhållanden, öka allmänhetens förtroende och Samhalls trovärdighet både internt och externt.

2. Vad är visslarfunktionen?

Visslarfunktionen är en alternativ kanal till VD och styrelse istället för ordinarie rapporteringsvägar. Den som har synpunkter på verksamheten bör i första hand (ordinarie rapporteringsväg) ta kontakt med sin närmaste chef eller den chef som är ansvarig för den verksamhet där oegentligheten förekommer. 
Visslarfunktionen är begränsad till allvarliga oegentligheter och missförhållanden samt till en begränsad personkrets av ledande befattningar. Detta följer av gällande lagstiftning¹.

3. Skydd för visslaren (anmälaren)

En anmälare ska kunna vara säker på att det som anmälts blir omsorgsfullt behandlat och att anmälaren själv inte drabbas av några repressalier.
Ingen form av sanktion, missgynnande eller diskriminering får riktas mot person som anmält om en allvarlig oegentlighet eller missförhållande.

Anmälares önskemål om anonymitet ska respekteras.

4. Skydd för anmälda personer

De uppgifter som kommer in via visslarfunktionen kan innehålla känsliga personuppgifter, t.ex. kan viss person utpekas som misstänkt för brott eller för att skapa allvarliga missförhållanden. Dataskyddsförordningen 2016/679 innehåller regler för hur sådana integritetskänsliga personuppgifter får hanteras.

Processen för hantering av anmälningar säkerställer skydd och säkerhet för anmälda personer i samband med utredning och hantering.

Personrelaterade uppgifter får inte sparas längre än ärendet kräver. Det innebär att personuppgifter i anmälningar som inte bedöms innebära allvarliga oegentligheter eller missförhållande ska gallras och tas bort snabbt enligt fastställd rutin.

5. Visslarfunktionens omfattning

Visslarfunktionen omfattar enbart allvarliga oegentligheter och missförhållanden inom Samhall AB:s verksamhet såsom.

  • Olagliga aktiviteter
  • Finansiella bedrägerier (t.ex. oriktig bokföring, överträdelser av interna kontrollprocedurer, förskingring eller bedrägeri)
  • Mutor eller korruption
  • Jäv
  • Allvarlig påverkan på enskildas liv och hälsa
  • Allvarlig påverkan på Samhalls vitala intressen

Den personkrets som omfattas av visslarfunktionen är styrelsen, företagsledningen samt följande nyckelpersoner: ekonomichef, inköpschef, distriktschef, industrichef. Vid misstanke om allvarligt brott tas alla anmälningar upp för behandling.

Visslarfunktionen omfattar exempelvis inte mobbning, alkohol eller drogproblem, mindre allvarliga arbetsmiljöproblem eller andra mindre oegentligheter eller missförhållanden som ska anmälas via ordinarie rapporteringsvägar och därefter hanteras.

6. Processbeskrivning

Värdegrund

Värdegrunden och ledningens agerande är av avgörande betydelse för hur oegentligheter och missförhållanden förebyggs och hanteras. 

Det övergripande regelverket består främst av: 

- Hållbarhetspolicy för Samhall AB
- Medarbetarpolicy för Samhall AB
- VD-direktiv Mutor, andra otillåtna förmåner m.m.

1. Anmälan. Mottagande

För att säkerställa ett säkert system med skydd för anmälare har Samhall valt företaget Interaktiv Säkerhet som externt ombud för mottagande av anmälningar. Anmälningar kan göras genom ett särskilt webb-formulär som nås via Samhalls externa hemsida eller genom brev, mejl eller telefonsamtal. 

Interaktiv Säkerhet gör en kontroll enligt principerna i detta VD-direktiv, avsnitt 5 om Visselfunktionens omfattning. Anmälningar som ligger inom den definierade visselfunktionen lämnas vidare till Samhalls bedömnings- och utredningsgrupp.

Informationen i övriga ärenden gallras bort omgående enligt fastställd rutin.

 2. Bedömning

Bedömnings- och utredningsgruppen består av internrevisionschef och förhandlingschef.

Gruppen bedömer om de överlämnade ärendena ska utredas vidare eller avslutas. För ärenden som avslutas gallras informationen bort omgående på samma sätt som i punkt 1.

3. Utredning

För utredning ansvarar Samhalls interna bedömnings- och utredningsgrupp. Utredning sker så fort det är praktiskt möjligt. Allvaret och komplexiteten i ett ärende påverkar hur lång tid det tar att utreda frågan.

Man får aldrig utreda person som man själv står i beroendeställning till.

Utredningens omfattning och uppläggning beror på vem det handlar om samt frågans karaktär. När det krävs kan gruppen anlita

- interna specialister,
- utomstående experter eller
- oberoende utredare.

4. Åtgärder

Bedömnings- och utredningsgruppen för vidare frågor till VD eller direkt till styrelsens ordförande.

Beroende på frågans art vidtas internt inom Samhall korrigerande och/eller disciplinära åtgärder.

Polisanmälan eller anmälan till annan myndighet ska göras vid misstanke om brott.

5. Uppföljning

Internrevisionschefen följer upp utredda ärenden och ansvarar för övergripande rapportering till den företagsövergripande Riskkommittén samt till styrelsens Revisionsutskott.

6. Förebyggande förbättring

Omedelbara brister och felaktigheter ska åtgärdas direkt.

Anonymiserad statistik över vilken typ av ärenden som anmäls kan tas fram och användas som underlag i det förebyggande förbättringsarbetet.

Den övergripande rapporteringen till Riskkommittén blir ett underlag för den strategiska riskanalysen som även omfattar handlingsplan för varje angiven risk som ingår i denna plan.

Granskning av visslarfunktionen görs av extern revisor.